SAP Flexible Workflows in SAP S/4HANA
Anwendung für Sourcing & Procurement
In der heutigen Zeit stellen Geschäftsprozesse in Unternehmen ein komplexes Konstrukt von vielen unterschiedlichen Prozessen dar. Besonders der Trend zur Digitalisierung und der verbundenen Prozessautomatisierung stellt die Unternehmen vor der Herausforderung, Prozesse zu erkennen, verstehen und zu automatisieren. Ein Tool für diese Zwecke kann ein zukunftsgerichteter Workflow sein.
Viele Unternehmensprozesse und -abläufe wurden in der Vergangenheit über den klassischen SAP Business Workflow abgebildet. Gängige Geschäftsprozesse (z.B. Freigabe- und Genehmigungsverfahren) können mit diesem Framework ohne eigene Codezeile abgebildet und mittels Customizings oder entsprechender Modellierungswerkzeuge in die Unternehmensprozesse eingebunden werden.
In SAP S/4HANA ist ein neues Workflow-Konzept eingeführt worden, mit dem Ziel die Workflow-Konfiguration zu vereinfachen. Mit dem Blick auf den klassischen SAP Business Workflow war die Konfiguration als auch die Änderung an den bestehenden Workflow immer eine eher technische Aufgabe, welche den Workflow als recht „starr“ aussehen lässt. Um diese Aufwände zu vermeiden, wird ein neues, verbessertes Framework mit dem flexiblen Workflow angeboten. Diese Technologie basiert technisch auf dem SAP Business Workflow und ist sowohl in der SAP S/4HANA Private und Public Cloud verfügbar. Eine wesentliche Änderung ist, dass die Konfiguration auf den SAP Fiori Apps basiert und diese von Prozessexperten im Fachbereich vorgenommen werden kann.
Im Bereich von Sourcing & Procurement stehen den SAP-Kunden für Genehmigungsprozesse SAP-Workflow-Szenarien stehen für folgende Geschäftsobjekte im Standard bereit:
Im Zusammenhang mit dem Central Procurement, in dem das SAP S/4HANA als Hub-System in Ihrer Systemlandschaft agiert, werden zudem folgende Workflow-Szenarien im Standard angeboten:
- Zentral verwaltete Bestellanforderungen
- Zentrale Einkaufskontrakte
- Zentral verwaltete Bestellungen
Konfiguration & Funktionen des flexiblen Workflows
Je nach Produktversion (Private/Public) ist die technische Konfiguration des flexiblen Workflows mit der Systemeinrichtung und der Festlegung des Lösungsumfangs abgeschlossen und sofort einsatzbereit. In der SAP S/4HANA Cloud, Public Edition wird die Bereitstellung, abhängig vom Geschäftsprozess, entweder über die Lösungsverwaltung oder über die SAP Central Business Configuration (CBC) vorgenommen.
Schritte zur Aktivierung eines Workflows:
Nach der Implementierung können Sie abhängig vom Geschäftsprozess und den Anforderungen aus dem Fachbereich Ihre Workflows konfigurieren. Auf Grundlage Ihres Geschäftsobjekts können Sie nun die Definition des Workflows vornehmen. Dies kann einen Gültigkeitszeitraum als auch Startbedingungen für den Workflow betreffen (z.B. abhängig von der Einkaufsorganisation). Zudem haben Sie dann die Möglichkeit einen einstufigen als auch mehrstufigen (beliebig komplex) Genehmigungsprozess zu modellieren. In diesen Schritten können Sie dann Schritttypen festlegen und die Empfängerermittlung aussteuern. Dafür steht Ihnen – abhängig vom Geschäftsobjekt – diverse Optionen zur Verfügung, wie z.B. anhand von Mitarbeiter als Geschäftspartner oder anhand von Rollentemplates.
Zudem können Sie ebenfalls eigene Regeln zur Empfängerfindung per BAdI-Implementierung vornehmen oder das Responsibility Management anbinden:
Auszug Bearbeiterfindung innerhalb „Workflows für Bestellungen verwalten“
Innerhalb des Responsibility Management steht Ihnen mit den „Teams & Zuständigkeiten“ eine effiziente Neuerung im SAP S/4HANA Fiori-Umfeld zur Verfügung. Dort können Sie einzelne Teams mit deren Zuständigkeiten für einen Kontext („Operative Beschaffung“) definieren und einzelne Mitarbeiter als Geschäftspartner zuordnen.
Durch umfassende Konfigurationsmöglichkeiten können Sie ebenfalls Teamhierarchien erstellen und somit ein Organisationsmanagement abbilden.
Sofern ein Workflow gestartet wird, werden die Endanwender mittels Push-Notifications auf dem Fiori-Launchpad oder über E-Mail-Benachrichtigungen aktiv informiert. Die Genehmigungsaufgaben werden den Endanwender in dem Posteingang – Fiori App „My Inbox“ – bereitgestellt. Über diese Fiori-App können die Endanwender die Aufgaben bearbeiten (Ablehnen, Freigeben, etc.) und den bisherigen Prozessverlauf analysieren.
Erweiterungsmöglichkeiten für den flexiblen Workflow:
Abhängig vom Geschäftsobjekt stehen Ihnen für die Erweiterung der Workflow-Szenarien folgende Möglichkeiten (BAdI‘s) zur Verfügung:
- Eigene Regeln für die Bearbeiterermittlung
- Eigene Vorbedingungen für Workflows und Workflowschritte
- Eigene Logik für den Neustart von Workflows
Fazit zum flexiblen Workflow in SAP S/4HANA
Insbesondere die intuitive und dynamische Konfiguration der Workflows machen den flexiblen Workflow in SAP S/4HANA – basierend auf SAP Fiori – zu einem starken Framework, welches Sie im Zuge Ihrer Transformation vom SAP ERP zum SAP S/4HANA in Betracht ziehen sollten. Die ausgelieferten Standard Workflow-Szenarien für Genehmigungsprozesse sind einsatzbereit und bieten eine Vielfalt von Optionen an, die es sich lohnt, näher zu betrachten.
Für ein beratendes Gespräch steht Ihnen die cimt ag gern zur Verfügung.
